(Seoul) Nền tảng tổ chức Hội thảo Trực tuyến trở lại với phiên bản nâng cấp “Virtual Seoul 2.0”

Những sự kiện kết hợp có sự tham gia của cả khán giả trực tuyến và ngoại tuyến đã trở thành tiêu chuẩn mới trong ngành du lịch MICE kể từ khi đại dịch COVID-19 bùng phát. Tuy nhiên, không dễ để có thể triển khai và phát triển các công nghệ giúp tổ chức những sự kiện như thế này. Hơn nữa, việc tổ chức một sự kiện kết hợp trực tuyến và ngoại tuyến sẽ tăng gấp đôi chi phí cho các nhà tổ chức và nhà điều hành sự kiện.

Năm 2020, Cục Xúc tiến Du lịch Seoul đã giới thiệu nền tảng họp thực tế ảo 3D “Virtual Seoul” nhằm mục đích giảm bớt gánh nặng cho các doanh nghiệp du lịch MICE khi xây dựng nền tảng riêng, đồng thời kết hợp quảng bá Seoul như một thành phố tiêu biểu của ngành công nghiệp MICE của tương lai. Nền tảng Virtual Seoul là một công cụ quảng bá của thành phố được tạo ra dựa trên kết quả của các cuộc khảo sát về các sự kiện trực tuyến đã được tổ chức như hội thảo trên web (Webinar), phát sóng trực tiếp (livestream) và hội nghị qua video (Zoom,…), cùng nhiều yếu tố khác cần thiết được kết hợp vào nền tảng để tương thích với từng loại sự kiện.

Nền tảng Virtual Seoul đã được công bố tại Hội nghị Bàn tròn UIA (Liên hiệp các Hiệp hội Quốc tế) khu vực Châu Á – Thái Bình Dương lần thứ 8 diễn ra vào tháng 9 năm 2020. Hội nghị đánh dấu một bước tiến quan trọng khi giới thiệu những tiềm năng mới, giúp quảng bá thành phố đăng cai, ngay cả trong bối cảnh phải tổ chức sự kiện ảo, song song cùng với chiến lược “quảng bá thành phố”.

Gần đây, nền tảng Virtual Seoul đã được nâng cấp thành “Virtual Seoul 2.0” với tính năng giúp người dùng dễ dàng tiếp cận hơn và đem lại nhiều sự thuận tiện hơn bằng một loạt các tính năng cải cách. Đặc biệt, đáng chú ý nhất là sự bổ sung Hệ thống quản lý nội dung (CMS). Hệ thống cho phép các nhà tổ chức sự kiện tùy chỉnh nền tảng bằng cách chọn các chức năng phù hợp với nhu cầu của họ mà không cần nhân viên kỹ thuật hỗ trợ.

Các nhà tổ chức sự kiện có thể truy cập CMS và thực hiện các cấu hình cần thiết một cách dễ dàng, chẳng hạn như chọn một địa điểm ảo phù hợp với sự kiện của họ, tải lên logo và banner của sự kiện, cài đặt thời gian hội nghị và phát sóng sự kiện tại một thời điểm nhất định. Phiên bản mới được nâng cấp cũng đem lại thêm rất nhiều tính năng tiện lợi dành cho người sử dụng. Nền tảng được bổ sung thêm các tính năng quản lý người tham dự và diễn giả, cho phép các nhà tổ chức sự kiện gửi thông điệp theo thời gian thực đến người tham dự và hỗ trợ kỹ thuật cho những người mới tham dự các sự kiện ảo.

Ngoài tính năng tổ chức hội nghị điện tử hiện có, triển lãm ảo và chức năng thực hiện thỏa thuận hợp đồng mua bán hàng hóa PSA (cuộc họp dành cho buyer-bên mua và seller-bên bán 1:1) đã được thêm vào nền tảng, giúp mở rộng đáng kể phạm vi các sự kiện có thể được tổ chức thông qua nền tảng. Virtual Seoul 2.0 cho phép các nhà tổ chức tạo ra nhiều gian hàng triển lãm nếu cần để phát sóng sự kiện và tạo thêm cơ hội kinh doanh thông qua những cuộc gặp gỡ giữa người mua và người bán. Nền tảng được nâng cấp cũng cung cấp chức năng xem và tải xuống các tập dữ liệu chính như số lượng người tham dự, số lượng người xem và lượng khách trên mỗi gian hàng theo thời gian thực. Các nhà tổ chức cũng có thể sử dụng các tính năng tham quan bằng tem và trò chơi để thu hút thêm nhiều người tham dự và khiến khách truy cập ở lại lâu hơn trên nền tảng.

Địa điểm ảo dưới dạng 3D 360 độ đã được tăng lên thành 9 địa điểm. Seoul Plaza (sân khấu mở), Seoul Tourism Plaza (phòng họp kinh doanh), COEX (phòng triển lãm), Đảo Nodeul (phòng triển lãm ngoài trời) đã được thêm vào nền tảng; trước đó, nền tảng vốn đã bao gồm Cung điện Changdeokgung (hội trường), Some Sevit (phòng họp), Vườn Bách thảo Seoul (phòng giao dịch kết nối), DDP (rạp chiếu phim), và Tháp Namsan Seoul (gian hàng quảng bá). Được trang bị các chức năng kết hợp giữa triển lãm và thực hiện thỏa thuận hợp đồng mua bán PSA (cuộc họp dành cho buyer-bên mua và seller-bên bán 1:1), Virtual Seoul được tái sinh như một “đa nền tảng” theo đúng nghĩa đen, một nền tảng tích hợp, có khả năng đồng thời tổ chức hội nghị trực tuyến, triển lãm, tư vấn kinh doanh và xây dựng mạng lưới mối quan hệ.

Màn hình chính của Virtual Seoul 2.0 trông sống động và chân thực hơn phiên bản trước nhờ đồ họa phức tạp hơn và khung cảnh có thể biến thành ban đêm vào lúc 6 giờ chiều

Khi bổ sung thêm những chức năng mới và đem đến sự thuận tiện hơn cho người dùng, Virtual Seoul 2.0 đã phục vụ nhiều sự kiện kết hợp lớn và nhỏ, chẳng hạn như Siêu thị du lịch quốc tế Seoul & Siêu thị du lịch quốc tế Seoul dành cho Du lịch y tế (STIM & SITMMT), Diễn đàn Lãnh đạo Cà phê Thế giới, Ngày hội Đầu tư Hợp tác Du lịch Seoul, và Diễn đàn Hợp tác Kinh tế Hàn Quốc-Trung Quốc lần thứ 7.

Đặc biệt, Ngày hội Đầu tư Hợp tác Du lịch Seoul sẽ được tổ chức lần thứ hai trên nền tảng Virtual Seoul 2.0 vào năm nay, sau sự kiện năm ngoái được tổ chức trên nền tảng Virtual Seoul 1.0. Mỗi doanh nghiệp trong số 24 doanh nghiệp tham gia được cấp một tài khoản cho Hệ thống Quản lý Nội dung giúp họ trang trí các gian hàng triển lãm của mình. Các doanh nghiệp đã tùy chỉnh các gian hàng triển lãm ảo của mình để thể hiện rõ nhất bản sắc và đặc điểm công ty, tạo sự khác biệt với các doanh nghiệp còn lại.

Video Ngày hội Đầu tư (trái) được phát trực tiếp tại Seoul Plaza và các gian hàng triển lãm được trang trí bởi các doanh nghiệp tham gia bằng hệ thống quản lý nội dung của Virtual Seoul

Khoảng 200 người tham gia trực tuyến đã truy cập Virtual Seoul và xem sự kiện ngày hội đầu tư được tổ chức tại Seoul Plaza. Sự kiện được phát sóng đồng thời trên các kênh YouTube chính thức của Tổ chức Du lịch Seoul và Virtual Seoul. Các vị giám khảo và các nhà đầu tư mạo hiểm đã tham quan các gian hàng triển lãm và để lại danh thiếp kỹ thuật số cũng như các thắc mắc, chúng sau đó đã được chuyển đến và trả lời bởi các công ty khởi nghiệp tham gia. Trong khi đó, cuộc trò chuyện 1:1 nhằm mục đích thảo luận sâu hơn đã được tổ chức tại Vườn Bách thảo Seoul – nơi được dựng thành một phòng giao dịch và kết nối.

Lễ khai mạc SITM & SITMMT được tổ chức tại Some Sevit (phòng họp)

Sự kiện Siêu thị du lịch quốc tế Seoul (SITM) & Siêu thị du lịch quốc tế Seoul dành cho Du lịch y tế (SITMMT) là một ví dụ điển hình về phương thức các tiện ích khác nhau được cung cấp trên nền tảng Virtual Seoul như hội trường, phòng triển lãm ảo và rạp chiếu phim có thể được sử dụng một cách tối ưu nhất. Đặc biệt, chức năng phiên đồng thời của nền tảng đã được sử dụng nhằm cung cấp dịch vụ phiên dịch đồng thời. Khi bước vào địa điểm tổ chức sự kiện, những người tham dự có thể chọn nghe buổi họp bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh. Vào ngày lễ khai mạc được tổ chức tại Trung tâm Hội nghị Đảo Nổi trên sông Hangang, các chương trình được tổ chức tại chỗ như buổi họp báo cáo về du lịch Seoul, hội nghị mua sắm y tế và chăm sóc sức khỏe Seoul, buổi tọa đàm, triển lãm sản phẩm du lịch và làm đẹp cũng đã diễn ra. Cùng với những chương trình được tổ chức tại chỗ, cuộc gặp gỡ giữa người mua và người bán đã được tổ chức trực tuyến thông qua trang web chính thức của sự kiện và nền tảng Virtual Seoul. Buổi thuyết trình của công ty du lịch y tế tại chỗ ở Some Sevit cũng được tổ chức hầu như cùng lúc tại phiên bản ảo của Some Sevit (phòng họp) ở Virtual Seoul.

Sáu công ty liên quan đến du lịch y tế đã lập ra các gian hàng trực tuyến trong phòng triển lãm COEX và giới thiệu các dịch vụ, video quảng cáo và tài liệu quảng cáo dành cho khách tham quan. Tại khu vườn trên sân thượng DDP là một buổi tọa đàm giới thiệu về trang điểm và trình diễn thời trang để tăng thêm sự sôi động và gia vị cho sự kiện trực tuyến.

Diễn đàn Hợp tác Kinh tế Hàn Quốc-Trung Quốc lần thứ 7 đã được tổ chức vào ngày 29 tháng 10 tại Shilla Seoul dưới hình thức hội nghị trực tuyến tập trung vào các cuộc thảo luận và diễn thuyết. Lễ khai mạc và phiên phát biểu quan trọng được tổ chức với chủ đề “Tương lai bền vững của chúng ta” tại Seoul Plaza ở Virtual Seoul, do ảnh hưởng của đại dịch, sự kiện đã hạn chế tối đa khách mời tham dự trực tiếp. Các quan chức từ Chính quyền đô thị Gwangju, Thành Đô của Tứ Xuyên, Trung Quốc và Tel Aviv của Israel đã thực hiện những bài thuyết trình ảo về các dự án thành phố của họ. Vào buổi chiều, một phiên thảo luận đã diễn ra với sự hiện diện của các diễn giả tham dự trực tuyến từ nước ngoài. Phiên họp tổ chức tại hội trường Cung điện Changdeokgung được trang trí với các hình ảnh và video giới thiệu diễn đàn nhờ các chức năng tùy chỉnh của Virtual Seoul.

Diễn đàn Lãnh đạo Cà phê Thế giới được tổ chức tại hội trường Changdeokgung

Diễn đàn Lãnh đạo Cà phê Thế giới kỷ niệm 10 năm thành lập năm nay đã được đồng tổ chức cùng với Seoul Cafe Show. Vì đây là hội nghị trả phí, nên chỉ những khách đã đăng ký trước đó mới có thể truy cập vào hội nghị trên Virtual Seoul. Diễn đàn cũng chấp nhận đăng ký cả tham dự tại chỗ và trực tuyến. Do các quy định về giãn cách xã hội, phòng hội nghị COEX chỉ có tối đa 49 người tham dự, trong khi không có giới hạn về số lượng người tham dự trực tuyến. Diễn đàn đã quy tụ các nhà lãnh đạo ngành cà phê đến để chia sẻ kiến thức chuyên môn về các vấn đề, xu hướng thị trường hiện tại và ứng phó với khủng hoảng. Sự kiện đã diễn ra vô cùng thành công, đem đến những trải nghiệm phong phú không kém những sự kiện thông thường. 

Lễ khai mạc và các bài phát biểu quan trọng được tổ chức và thực hiện tại sân khấu mở của Seoul Plaza, còn các buổi diễn thuyết cá nhân lại diễn ra tại hội trường Cung điện Changdeokgung. Tám công ty hợp tác đã vận hành các gian hàng triển lãm ảo trong Seoul Cafe Show. Khi những người tham dự quan tâm nhấp vào một trong các máy pha cà phê được trưng bày trong gian hàng ảo, họ sẽ được chuyển hướng đến trang thương mại điện tử của nhà sản xuất. Diễn đàn là một ví dụ điển hình về sự đa dạng và hiện đại trong các chức năng của nền tảng Virtual Seoul.

Mặc dù các sự kiện được tổ chức trên nền tảng Virtual Seoul về bản chất là khác biệt, tuy nhiên các nhà tổ chức vẫn tiếp tục thử nghiệm nền tảng này theo nhiều phương thức khác nhau. Trong bối cảnh nền tảng tiếp tục phát triển, nó có thể thay thế một phần các sự kiện ngoại tuyến. Trong tương lai, chắc chắc nền tảng sẽ được tận dụng theo những cách thức mới và thú vị hơn, chẳng hạn như một cuộc hội họp ảo, một chuyến công tác trực tuyến hay một trung tâm thông tin du lịch thực tế ảo. Nếu những ứng dụng này trở nên phổ biến, những trải nghiệm mới đều có thể được tạo ra chỉ trong một nền tảng.

Ngài Kim Jihyun – Giám đốc nhóm lập kế hoạch MICE tại Tổ chức Du lịch Seoul cho biết: “Virtual Seoul là một giải pháp sự kiện trọn gói có khả năng tổ chức hội nghị, triển lãm ảo, gặp gỡ người bán, chơi trò chơi và kết nối các mối quan hệ. Nền tảng cho phép các nhà tổ chức tổ chức một sự kiện và thu thập các tập dữ liệu cần thiết mà không gặp quá nhiều trở ngại. Trong tương lai, chúng tôi sẽ mở rộng thêm các trường hợp ứng dụng Virtual Seoul nhằm giảm gánh nặng cho ngành du lịch MICE, liên quan đến việc xây dựng nền tảng mới và thực hiện tiếp thị thành phố theo một phương thức mới trong kỷ nguyên ‘sống chung với vi-rút corona’.”

Bạn sẽ không phải chịu bất kỳ chi phí sử dụng nền tảng nào như phí máy chủ và phí chỉnh sửa nền tảng khi sử dụng Virtual Seoul. Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nền tảng này miễn phí nhằm mục đích tổ chức sự kiện trực tuyến hoặc sự kiện kết hợp. Bạn có thể gửi đơn đăng ký sử dụng nền tảng đến trang web MICE của Seoul (miceseoul.com/vsp) và bạn cũng có có thể gửi yêu cầu đến Tổ chức Du lịch Seoul ([email protected]). 

Xem thêm Visitkorea